Fungsi Manajemen Perkantoran

ASTALOG.COM – Manajemen perkantoran merupakan bagian dari bidang manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Kegiatan penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut juga manajemen perkantoran.

Dalam manajemen perkantoran, dilakukan suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik, dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi serta mengarahkan dan mengawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan serta tujuan organisasi yang ingin dicapai.

Definisi Manajemen Perkantoran Menurut Sejumlah Ahli

  • Edwin Robinson dan William Leffingwell

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

  • George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

  • Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

Berdasarkan sejumlah definisi di atas, maka pada intinya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Tujuan Manajemen Perkantoran

Berikut ini tujuan manajemen perkantoran menurut G. R. Terry berdasarkan bukunya “Office Management and Control“:

  • Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan, dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
  • Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
  • Membantu perusahaan memelihara persaingan.
  • Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.
  • Membuat catatan dengan biaya minimal.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai.

Manajemen perkantoran berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen perkantoran sama halnya dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

Adapun fungsi-fungsi dari manajemen perkantoran, yaitu:

1. Perencanaan

Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Kegiatan ini merupakan keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.

Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan keseluruhan proses  pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat  digerakkan  sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.

3. Penggerakan

Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motivasi bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh para pegawai yang terkait dalam suatu bentuk kerjasama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan dari pimpinan. Dalam melaksanakan fungsi penggerakan, seorang pimpinan sebaiknya perlu melakukan beberapa tindakan sebagai berikut:

  • Mendorong atau memberi semangat kerja kepada para pegawai.
  • Memberi pengarahan dan bimbingan kepada para pegawai.
  • Bertindak sebagai motivator, inspirator, dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4. Pengawasan

Pengawasan merupakan suatu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan.